Etika Menggunakan Email

Pada jaman sekarang email merupakan salah satu identitas diri yang diperlukan oleh masyarakat professional, terutama yang bekerja atau yang dalam proses menjalalankan bisnisnya, Saat ini account email bisa dibuat tanpa mengeluarkan biaya alias gratis, banyak provider yang menyediakannya antara lain: yahoo, google, aol, hotmail, dll, selain yang disediakan oleh persuahaan sebagai bagian dari fasilitas kerja, namun masih sering kita lihat para pengguna email tidak menggunakan emailnya dengan “Benar”, mungkin karena tidak tahu, kurang wawasan, tidak ada pengawas (biasanya untuk account perusahaan), sengaja atau lainnya.

Berikut adalah beberapa etika menggunakan email yang dirangkum dari beberapa situs:

Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:

  • Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
  • Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
  • Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
  • Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:
    • dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima,
    • dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
  • Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.
  • Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

https://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik

Lalu apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat menulis email? Berikut ini Omtrizone punya catatannya.

1. Gunakan bahasa pembuka dan penutup. Lihat contoh di bawah ini;

Dear Pak Agus,Menindaklanjuti surat penawaran yang pernah saya sampaikan di kantor Bapak, berikut ini saya lampirkan beberapa berkas foto produk yang saya maksud agar Bapak dan kantor Bapak bisa mempertimbangkan untuk bekerjasama menggunakan produk kami.

Silahkan didownload dan dipelajari. Kami tunggu konfirmasi dari Bapak secepatnya.

Demikian, terimakasih.

Best Regards
Tono Suhartono
0819806174 | Marketing Officer | PT. Teknologi Terkini
Jl. Blegongan Jero No. 13 Surabaya. 65454
Telp. +62-31-5604321

Melihat contoh di atas, maka membuat surat elektronik/email juga perlu menggunakan bahasa etika, meskipun orang yang kita ajak komunikasi adalah orang dekat atau teman sekantor. Terkadang kita mengirimkan email kepada teman sekantor atau pimpinan di kantor asal saja mengirim. Seperti saat Bos meminta kita mengirimkan foto atau gambar, jangan hanya mengirim file attachment-nya begitu saja. Minimal ada bahasa pengantar yang digunakan, contoh: “Dear Pak Joko, terlampir foto outlet baru yang Bapak minta. Terimakasih”
Hindari mengirimkan file tanpa basa-basi. Ini sama dengan Anda memberikan sesuatu kepada Bos tanpa basa-basi.

2. Gunakan bahasa yang baik dan benar. Ada baiknya sebelum Anda mengirimkan email, mengecek terlebih dahulu redaksional atau tata bahasa yang Anda gunakan. Meski terlihat ribet tapi ini akan lebih baik jika Anda mengirimkan email dengan kata-kata yang salah atau salah menggunakan bahasa.

3. Pertimbangkan untuk menggunakan tanda tangan. Tulisan “Best Regards dan bla…bla…bla…” di atas adalah tanda tangan atau kartu nama virtual. Hal itu biasanya diperlukan saat kita mengirimkan email kepada klien atau mitra. Selain itu juga sebagai pertanggungjawaban secara fisik(alamat lengkap).

4. Kenali istilah-istilah dalam bahasa kini.
Contoh:
CMIIW (Correct Me If I’m Wrong) yang artinya: Mohon dikoreksi jika saya salah. Ini biasanya kita pakai untuk membuat laporan kepada atasan atau klien/mitra. Jadi jika Anda mengirim sebuah email berisi informasi atau data, sertakan CMIIW.
FYI (For Your Information), biasanya dipakai saat kita melaporkan sesuatu atau orang lain mengirimkan informasi yang mungkin saja penting untuk kita.
ASAP (As Soon As Possible) yang artinya: secepat mungkin. Biasanya dipakai jika kita meminta klien atau anak buah mengirimkan laporan atau data yang perlu waktu secepatnya.

dan masih banyak lagi istilah lain.

5. Biasakan men-CC email keluar pada atasan kita. Usahakan untuk selalu men-CC atau mengirimkan tembusan email keluar perusahaan atau kepada orang lain terkait pekerjaan pada Bos. Hal ini agar Bos bisa memantau kemana saja kita berkomunikasi dan Bos juga akan menerima balasan dari klien jika email tersebut dibalas.

http://teknologi.kompasiana.com/internet/2012/09/15/etika-menulis-email-487065.html

10 ETIKA DALAM MENGIRIM E-MAIL

KOMUNIKASI lewat e-mail banyak diminati masyarakat luas. Banyak orang memanfaatkan fasilitas komunikasi ini karena murah dan cepat. Ini, tentunya, suatu anugerah. Tetapi, tak jarang kita mendapat gangguan ketika menerima spam e-mail alias e-mail berantai ataupun e-mail yang membuat kepala puyeng dan lidah jadi berlipat membacanya. Seperti halnya yang kejadian pada diri saya pagi ini. Postingannya ada di blog sebelah yang berjudul E-Mail Gaul

Bagaimanapun, dalam melakukan korespondensi pribadi, kita seyogianya tetap bersopan-santun untuk menjaga hubungan baik. Untuk kepentingan bersama, berikut adalah 10 Etika dan sopan-santun dalam ber-e-mail yang saya himpun dari berbagai sumber.

Pertama, benahi dulu susunan e-mail `forwards` Anda bila ingin mengirim kembali sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain. Artinya, luangkan sedikit waktu untuk menghapus tanda “ atau “ yang biasanya muncul.

Kedua, gantilah `Subject` atau judul e-mail bila topik pembicaraan Anda berubah. Sering kali setelah saling bertukar e-mail beberapa kali, topik pembicaraan berubah dari aslinya, namun `Subject` atau judul e-mail belum juga diganti. Akan jauh lebih mudah untuk melacak e-mail yang masuk bila `Subject` disesuaikan dan dapat mencerminkan isi e-mail.

Ketiga, hapuslah pesan `Reply` yang tidak perlu. Beberapa program e-mail secara otomatis memunculkan isi e-mail yang terdahulu bila Anda sedang membalas atau me-reply-nya. Ada baiknya Anda menghapus pesan tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang benar-benar Anda anggap perlu.

Empat, jangan teruskan surat berantai. Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi Anda sebuah e-mail tentang humor atau cerita-cerita, kemudian meminta Anda untuk meneruskannya dengan segera pada 10 teman Anda yang lain, atau bila tidak, maka Anda akan ketiban sial.Mengapa Anda juga bermaksud mengganggu dan membuat orang lain jengkel bila Anda meneruskan e-mail semacam ini? Hapus saja dengan menekan tombol `delete`.

Lima, hormati privacy orang lain. Ini termasuk juga alamat e-mail mereka. Bila Anda sedang mengirim e-mail ke sejumlah orang yang mungkin satu sama lain tidak saling mengenal, gunakan `bcc` atau blind carbon copy agar alamat-alamat e-mail mereka tidak saling diketahui. Bila Anda mudah mengirim e-mail ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbangkan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima spam.

Enam, Jangan melakukan spam. Mungkin saja Anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat e-mail yang mereka dapat dari `forwarded e-mail`, kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam.

Tujuh, jangan berteriak-teriak. Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol `Caps Lock`) dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan. Orang mungkin menganggap Anda sebagai pengguna internet yang tidak baik, atau tidak sopan sama sekali.

Delapan, jangan mudah `terbakar`, over-reaksi, atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik. Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita merespons atas sesuatu e-mail yang membuat kita marah. Begitu juga dengan ber-e-mail ria. Bila Anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian menulis balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan buru-buru Anda kirim e-mail tersebut. Simpanlah dulu dalam `draft folder` selama beberapa hari untuk dibaca ulang. Banyak persahabatan yang hancur gara-gara terburu-buru menanggapi suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan bijaksana.

Sembilan, bersabarlah dalam menunggu `reply`. Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak membalas e-mail Anda dengan segera. Masih banyak orang yang mengecek e-mail sepekan sekali.

Sepuluh, akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang Anda anggap lucu. Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih. Tidak semua orang setuju atau suka dengan materi yang kita forward-kan.

Moga ada manfaatnya,

http://metrolisa.info/10-etika-dalam-mengirim-e-mail.html

By darwis97 Posted in Umum

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s